Regulamin

REGULAMIN

II Ogólnopolska Konferencja Naukowa 

„Naukowo o Żywieniu”

wydarzenie online, 19 czerwca 2021 r. 

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem II Konferencji Naukowej „Naukowo o Żywieniu” jest firma EduNutrica.pl Adam Grdeń, zarejestrowana pod adresem ul. Marii Curie-Skłodowskiej 3/27, 20-029 Lublin, NIP: 6612327706 przy współpracy z Uniwersytetem Przyrodniczym w Lublinie, Wydział Nauk o Żywności i Biotechnologii oraz Studenckim Kołem Naukowym Dietetyków Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie, zwanymi dalej Organizatorem.

2. II Ogólnopolska Konferencja „Naukowo o Żywieniu” zwana dalej Wydarzeniem odbywa się w terminie i za pośrednictwem platformy internetowej ZOOM, do której dokładne instrukcje dostępu zostaną udostępnione przez firmę EduNutrica.pl przed Wydarzeniem.

3. Uczestnikiem Wydarzenia może być podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności studenci, doktoranci, pracownicy naukowi, dietetycy specjaliści do sp. żywienia, lekarze oraz wszystkie osoby zainteresowane omawianą tematyką, które spełnią wszystkie elementy zawarte w §2. Regulaminu punkt 1, chyba że Organizator Wydarzenia zdecyduje inaczej.

4. Przypisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w II Ogólnopolskiej Konferencji „Naukowo o Żywieniu” i obowiązują wszystkich Uczestników. 

5. Przesłanie Zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami. 

6. W ramach wydarzenia mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne, warsztatowe oraz wystawa firm sponsorskich, Wykłady sponsorowane, Organizator zobowiązuje się wyodrębnić w osobnej sesji bądź odpowiednio oznaczyć Wykład sponsorowany, aby każdy Uczestnik Wydarzenia został poinformowany. 

§ 2. WARUNKI UCZESTNICTWA W WYDARZENIU

1. Warunkami uczestnictwa w wydarzeniu są:

a) Zgłoszenie uczestnictwa poprzez wysłanie wiadomości mailowej na adres: naukowoozywieniu@gmail.com. W zgłoszeniu powinny się znaleźć następujące informacje: Imiona i nazwiska wszystkich zgłaszanych osób, afiliacja i dane opiekuna naukowego, proponowany temat pracy oraz forma pracy (poster / wystąpienie ustne).

b) Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora. Opłatę należy uiścić dopiero po wiadomości zwrotnej od Organizatora z akceptacją pracy.

c) W przypadku większej liczby uczestników aniżeli ilość przewidzianych miejsc o zakwalifikowaniu na Wydarzenie będzie decydowała kolejność wpłat

2. Opłatę za udział w Wydarzeniu należy przesłać zgodnie z podanymi informacjami na konto wskazane przez Organizatora, bądź poprzez płatności online dostępne na stronie internetowej Wydarzenia.

Organizator wystawi fakturę tytułem dokonanych wpłat jedynie po wcześniejszej informacji przekazanej przez Uczestnika w zakładce uwagi przy dokonaniu płatności online lub drogą poczty elektronicznej na adres naukowoozywieniu@gmail.com 

Płatność powinna zostać dokonana dopiero po akceptacji zgłoszenia oraz zaakceptowaniu przesłanych streszczeń. Wyjątek stanowi uczestnictwo bierne i w tym wypadku należy od razu dokonać płatności.

3. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:

a) Udział bierny – osoba, która uczestniczy w sesji naukowo-dydaktycznej, edukacyjnej, warsztatowej bez własnej prezentacji oraz do terminu wskazanego przez Organizatora zgłosiła swoje uczestnictwo poprzez zakup biletu na stronie internetowej wydarzenia lub zgłoszeniu swojego udziału drogą mailową i dokonaniu przelewem opłaty przewidzianej dla uczestnika

b) Udział czynny – uczestnik, który wygłasza prezentację własną, jest osobą, która uczestniczy w sesji naukowo-dydaktycznej, edukacyjnej, warsztatowej z prezentacją własnego autorstwa, zakwalifikowaną przez stosowny Komitet, o czym będzie poinformowana przez Organizatora najpóźniej na 21 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia. Ponadto muszą zostać spełnione warunki określone w punkcie 3a.

4. Prace zgłoszone na Konferencję mogą mieć maksymalnie trzech autorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie trwania Wydarzenia. Istnieje możliwość odstępstw od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres naukowoozywieniu@gmail.com i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego.

5. Każdy uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Wydarzeniu. Uczestnicy czynni ponadto otrzymają certyfikat potwierdzający wygłoszenie zgłoszonego przez siebie tematu.

6. Abstrakty prac własnych należy zgłaszać poprzez przesłanie odpowiednio sformatowanego pliku na adres mailowy: naukowoozywieniu@gmail.com. 

7. Abstrakt pracy własnej powinien być zgłoszony w języku polskim i powinien zawierać maksymalnie 2000 znaków razem ze spacjami (liczba ta nie zawiera tytułu, autorów oraz afiliacji).

8. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w terminie ogłoszonym przez Organizatora, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia opóźnienia.

9. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu wskazanym przez Organizatora.

10. Koszt udziału w Wydarzeniu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

§ 3. ZASADY WYDARZENIA

1. Termin rejestracji online na II Ogólnopolską Konferencję „Naukowo o Żywieniu” upływa dnia 14.06.2021 roku dla uczestników biernych oraz 16.05.2021 dla uczestników czynnych. Po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.

2. Prawo udziału w Wydarzeniu przysługuje studentom, doktorantom, pracownikom naukowym oraz innym zainteresowanym podmiotom oraz osobom fizycznym. 

3. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. 

4. Organizator w porozumieniu z Komisją ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego lub prezentacji w formie plakatu oraz nieprzyjęcia zaproponowanego tematu. 

5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego w czasie trwania Wydarzenia. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Wydarzenia przez niego i delegowane przez niego osoby. 

6. Uczestnik zobowiązuje się to posiadania sprawnego sprzętu audio i wideo, który umożliwi mu swobodne prezentowanie podczas wydarzenia. Od Uczestnika wymaga się również posiadania stabilnego łącza internetowego o przepustowości nie niższej niż 1 Mb/s. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za awarie i problemy techniczne ze strony Uczestnika, a opłata konferencyjna nie może zostać w tym wypadku zwrócona.

§ 4. OPŁATY

1. Wysokość opłat:

a) Uczestnictwo bierne (§2. Punkt 4a.) – 120 zł

b) Uczestnictwo czynne (§2. Punkt 4b.) – 250 zł

- w tym 2 prace (1 wystąpienie ustne i 1 wystąpienie w formie posteru)

c) Każda dodatkowa praca własna – 100 zł

d) Dla studentów, doktorantów i pracowników Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie wysokość opłaty konferencyjnej dla uczestnictwa czynnego wynosi 150 zł.

2. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest uiszczenie opłaty rejestracyjnej w wysokości i terminie podanym przez Organizatora. 

3. Dokonując opłaty za udział w Wydarzeniu, z wykorzystaniem płatności online uczestnik jest zobowiązany do podania swojego adresu e-mail, numeru telefonu oraz adresu na który mają zostać wysłane materiały konferencyjne.

4. Brak uregulowania należności za udział w Wydarzeniu w terminie podanym przez Organizatora, upoważnia do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej. 

5. Organizator zobowiązuje się do przesłania drogą mailową potwierdzenia otrzymania wpłaty w terminie do 7 dni od jej wpłynięcia.

Opłaty należy realizować poprzez płatności online dostępne na stronie internetowej Wydarzenia lub na numer konta 05 1020 3176 0000 5402 0245 5673 w tytule podając swoje imię, nazwisko oraz rodzaj udziału w konferencji. Ponadto, wybierając formę tradycyjną Uczestnik zobowiązany jest do przesłania na adres mailowy konferencji (naukowoozywieniu@gmail.com) następujących danych: numer telefonu oraz adres na który mają zostać wysłane materiały konferencyjne. 

6. W cenie podanej przez Organizatora, Uczestnik otrzyma:

a) możliwość uczestnictwa w wydarzeniu

b) materiały konferencyjne

c) certyfikat uczestnictwa w Wydarzeniu

d) upominki od partnerów Wydarzenia

§ 5. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W WYDARZENIU

1. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Wydarzeniu powinna być dokonana w formie pisemnej lub drogą poczty elektronicznej wysłanej na adres naukowoozywieniu@gmail.com

2. Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji 21 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia lub później Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę.

§ 6. ZASADY PREZENTACJI PRACY

1. Każdą pracę (w formie prezentacji multimedialnej/plakatu) prezentuje jeden z jej autorów wskazany w formularzu zgłoszeniowym.

2. Czas przeznaczony na prezentację pracy w formie multimedialnej wynosi 10 minut, natomiast w przypadku plakatu 5 minut. 

3. Czas trwania dyskusji po zakończonej sesji prac własnych w formie prezentacji multimedialnych wynosi 15 minut

4. Prezentację multimedialną należy przesłać do Organizatora nie później niż 3 dni od Wydarzenia. Prezentację należy przygotować w programie Power Point. W dniu Konferencji prezentację multimedialną należy mieć zapisaną w formie pdf oraz w formacie dedykowanym do programu, w którym prezentacja została przygotowana.

5. Organizator wymaga aby poster był przygotowany w formie, którą Uczestnik będzie mógł swobodnie zaprezentować w trakcie wystąpienia online. W tym celu zaleca się przygotowanie posteru w formacie PDF.

6. W trakcie prezentacji prac własnych Komitet Naukowy będzie oceniał prace pod względem merytorycznym, estetycznym, przygotowania osoby prezentującej oraz zmieszczenia się w ramach czasowych osoby prezentującej pracę. 

7. Na podstawie ocen przyznanych przez Komitet Naukowy zostaną nagrodzone trzy najlepsze wystąpienia ustne i trzy postery. Organizator zastrzega sobie prawo do przyznania dodatkowych wyróżnień w każdej z sesji. 

§ 7. REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.

2. Reklamacje uczestników mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Wydarzenia w formie pisemnej. 

3. Po upływie wyżej wymienionego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 8. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Uczestnik wydarzenia oświadcza, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji wydarzenia (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o Ochronie Danych Osobowych)

2. Uczestnik w każdej chwili może zwrócić się z prośbą o aktualizację, modyfikację lub usunięcie swoich danych osobowych z bazy Organizatora poprzez wystosowanie odpowiedniej wiadomości e-mail na adres email: naukowoozywieniu@gmail.com 

3. Uczestnik Wydarzenia wysyłając zgłoszenie rejestracyjne wyraża zgodę na publikacje zdjęć, filmów i pozostałych materiałów dokumentujących Wydarzenie, na których może widnieć wizerunek Uczestnika. Materiały zostaną wykorzystane w celach promujących Wydarzenie.

§ 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

2. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. „siły wyższej” (np. śnieżyca, powódź, pożar itp.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Wydarzenia.

3. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie Wydarzenia oznacza akceptację postanowień niniejszego regulaminu.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Wydarzenia.

6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Wydarzenia.