Regulamin

Regulamin II Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej "Naukowo o Żywieniu"

REGULAMIN 

§ 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. I Ogólnopolska Konferencja „Naukowo o Żywieniu” zwana dalej Wydarzeniem odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez firmę EduNutrica.pl, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie i Studenckie Koło Naukowe Dietetyków Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie, zwanej w dalszej części Regulaminu Organizatorem.

2. Organizatorem I Konferencji Naukowej „Naukowo o Żywieniu” jest firma EduNutrica.pl Adam Grdeń, zwana dalej Organizatorem, zarejestrowana pod adresem ul. Marii Curie-Skłodowskiej 3/27, 20-029 Lublin, NIP: 6612327706 przy współpracy z Uniwersytetem Przyrodniczym w Lublinie, Wydział Nauk o Żywności i Biotechnologii oraz Studenckim Kołem Naukowym Dietetyków Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie. 

3. Uczestnikiem wydarzenia może być podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności studenci, doktoranci, pracownicy naukowi, dietetycy specjaliści do sp. żywienia, lekarze oraz wszystkie osoby zainteresowane omawianą tematyką, które spełnią wszystkie elementy zawarte w §2. Regulaminu punkt 1, chyba że Organizator Wydarzenia zdecyduje inaczej.

4. Przypisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w I Ogólnopolskiej Konferencji „Naukowo o Żywieniu” i obowiązują wszystkich Uczestników. 

5. Przesłanie Zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami. 

6. W ramach wydarzenia mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne, warsztatowe oraz wystawa firm sponsorskich, Wykłady sponsorowane, Organizator zobowiązuje się wyodrębnić w osobnej sesji bądź odpowiednio oznaczyć Wykład sponsorowany, aby każdy Uczestnik Wydarzenia został poinformowany. 

§ 2.

WARUNKI UCZESTNICTWA W WYDARZENIU

1. Warunkami uczestnictwa w wydarzeniu są:

a) Zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Wydarzenia na portalu społecznościowym Facebook

b) Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora

c) W przypadku większej liczby uczestników aniżeli ilość przewidzianych miejsc o zakwalifikowaniu na Wydarzenie będzie decydowała kolejność wpłat

2. Opłatę za udział w Wydarzeniu należy przesłać zgodnie z podanymi informacjami na konto wskazane przez Organizatora. Informacje o opłatach będą przesyłane do Uczestników po dokonaniu Rejestracji. 

Organizator wystawi fakturę tytułem dokonanych wpłat po wcześniejszej informacji przekazanej przez Uczestnika drogą poczty elektronicznej na adres naukowoozywieniu@gmail.com 

3. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:

a) Udział bierny – osoba, która uczestniczy w sesji naukowo-dydaktycznej, edukacyjnej, warsztatowej bez własnej prezentacji oraz do terminu wskazanego przez Organizatora zgłosiła swoje uczestnictwo poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego oraz dokonała przelewem opłaty przewidzianej dla uczestnika

b) Udział czynny – uczestnik, który wygłasza prezentację własną, jest osobą, która uczestniczy w sesji naukowo-dydaktycznej, edukacyjnej, warsztatowej z prezentacją własnego autorstwa, zakwalifikowaną przez stosowny Komitet, o czym będzie poinformowana przez Organizatora najpóźniej na 21 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia. Ponadto muszą zostać spełnione warunki określone w punkcie 4a.

4. Prace zgłoszone na Konferencję mogą mieć maksymalnie 5 autorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie trwania Wydarzenia. Istnieje możliwość odstępstw od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres naukowoozywieniu@gmail.com i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego.

5. Uczestnik Wydarzenia może być autorem, bądź współautorem maksymalnie 3 prac, chyba że skorzysta z opcji dokupienia dodatkowej pracy.

6. Każdy uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Wydarzeniu. Uczestnicy czynni ponadto otrzymają certyfikat potwierdzający wygłoszenie zgłoszonego przez siebie tematu.

7. Abstrakty prac własnych należy zgłaszać poprzez formularz kontaktowy zamieszczony na stronie wydarzenia na portalu społecznościowym Facebook. 

8. Abstrakt pracy własnej powinien być zgłoszony w języku polskim i powinien zawierać maksymalnie 1500-2000 znaków razem ze spacjami (liczba ta nie zawiera tytułu, autorów oraz afiliacji).

9. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w terminie ogłoszonym przez Organizatora, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia opóźnienia. 

10. Koszt udziału w Wydarzeniu, pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie. 

11. Termin nadsyłania zgłoszeń za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego upływa w dniu wskazanym przez Organizatora.

§ 3. 

ZASADY WYDARZENIA

1. Termin rejestracji online na I Ogólnopolską Konferencję „Naukowo o Żywieniu” upływa dnia 02.05.2019 roku. Po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.

2. Prawo udziału w Wydarzeniu przysługuje studentom, doktorantom, pracownikom naukowym oraz innym zainteresowanym podmiotom oraz osobom fizycznym. 

3. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. 

4. Organizator w porozumieniu z Komisją ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego lub prezentacji w formie plakatu oraz nieprzyjęcia zaproponowanego tematu. 

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone bądź skradzione podczas Wydarzenia.

6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie.

7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego w czasie trwania Wydarzenia. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Wydarzenia przez niego i delegowane przez niego osoby. 

8. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora. 

§ 4.

OPŁATY

1. Wysokość opłat:

a) Uczestnictwo bierne (§2. Punkt 4a.) – 120 zł

b) Uczestnictwo czynne (§2. Punkt 4b.) – 200 zł

- w tym 3 prace (1 wystąpienie ustne i 2 wystąpienia w formie posteru)

c) Każde dodatkowe wystąpienie ustne – 100 zł

d) Każde dodatkowe wystąpienie w formie posteru - 50 zł

2. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest uiszczenie opłaty rejestracyjnej w wysokości i terminie podanym przez Organizatora. 

3. Dokonując opłaty za udział w Wydarzeniu, uczestnik jest zobowiązany do podania w tytule przelewu: imienia i nazwiska, rodzaju uczestnictwa (czynne/bierne) oraz nazwy Wydarzenia.

4. Brak uregulowania należności za udział w Wydarzeniu w terminie podanym przez Organizatora, upoważnia do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej. 

5. Organizator zobowiązuje się do przesłania drogą mailową potwierdzenia otrzymania wpłaty w terminie do 7 dni od jej wpłynięcia.

Opłaty należy realizować na numer konta 05 1020 3176 0000 5402 0245 5673 

6. W cenie podanej przez Organizatora, Uczestnik otrzyma:

a) materiały konferencyjne

b) certyfikat uczestnictwa w Wydarzeniu

c) upominki od partnerów Wydarzenia

d) dostęp do przerw kawowych

e) obiad

§ 5.

REZYGNACJA Z UDZIAŁU W WYDARZENIU

1. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Wydarzeniu powinna być dokonana w formie pisemnej lub drogą poczty elektronicznej wysłanej na adres naukowoozywieniu@gmail.com

2. Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 14 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia lub później Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę.

§ 6.

ZASADY PREZENTACJI PRACY

1. Każdą pracę (w formie prezentacji multimedialnej/plakatu) prezentuje jeden z jej autorów wskazany w formularzu zgłoszeniowym.

2. Czas przeznaczony na prezentację pracy w formie multimedialnej wynosi 10 minut, natomiast w przypadku plakatu 3 minuty. 

3. Czas trwania dyskusji po zakończonej sesji prac własnych w formie prezentacji multimedialnych wynosi 15 minut

4. Prezentację multimedialną należy przesłać napóźniej 2 dni przed datą konferencji na adres e-mail: naukowoozywieniu@gmail.com. Prezentację należy przygotować w programie Power Point. W dniu Konferencji prezentację multimedialną należy mieć zapisaną w formie pdf oraz w formacie dedykowanym do programu, w którym prezentacja została przygotowana.

5. Wymagana forma plakatu to A1 (594 mm/841 mm).

6. W trakcie prezentacji prac własnych Komitet Naukowy będzie oceniał prace pod względem merytorycznym, estetycznym, przygotowania osoby prezentującej oraz zmieszczenia się w ramach czasowych osoby prezentującej pracę. 

7. Na podstawie ocen przyznanych przez Komitet Naukowy zostaną nagrodzone trzy najlepsze wystąpienia ustne i trzy postery. Organizator zastrzega sobie prawo do przyznania dodatkowych wyróżnień w każdej z sesji. 

§ 7.

REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.

2. Reklamacje uczestników mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Wydarzenia w formie pisemnej. 

3. Po upływie wyżej wymienionego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 8.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Uczestnik wydarzenia oświadcza, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji wydarzenia (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o Ochronie Danych Osobowych)

2. Uczestnik w każdej chwili może zwrócić się z prośbą o aktualizację, modyfikację lub usunięcie swoich danych osobowych z bazy Organizatora poprzez wystosowanie odpowiedniej wiadomości e-mail na adres email: naukowoozywieniu@gmail.com 

3. Uczestnik Wydarzenia wysyłając zgłoszenie rejestracyjne wyraża zgodę na publikacje zdjęć, filmów i pozostałych materiałów dokumentujących Wydarzenie, na których może widnieć wizerunek Uczestnika. Materiały zostaną wykorzystane w celach promujących Wydarzenie.

§ 9. 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

2. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. „siły wyższej” (np. śnieżyca, powódź, pożar itp.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Wydarzenia.

3. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie Wydarzenia oznacza akceptację postanowień niniejszego regulaminu.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Wydarzenia.

6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Wydarzenia.